Instructions au Bureau

Le Comité n'élabore une nouvelle Règle de procédure que lorsqu'il existe une nécessité évidente et clairement justifiée d'établir une telle Règle. Pour toutes les Règles, le Comité soumet à la Conférence mondiale des radiocommunications qui suit les modifications à apporter au Règlement des radiocommunications afin d'atténuer ces problèmes ou incohérences et de faire figurer ses suggestions dans le Rapport du Directeur à la Conférence mondiale des radiocommunications suivante. (CMR-03)

Si une telle nécessité n'est pas identifiée au titre du numéro 13.0.1, le Comité soumet également à la Conférence mondiale des radiocommunications qui suit les modifications à apporter au Règlement des radiocommunications afin d'atténuer ces problèmes ou incohérences. (CMR-03)

Lorsqu'une administration a des difficultés à appliquer les procédures des Articles 9 et 11 ainsi que des Appendices 30, 30A et 30B, le Bureau s'efforce, si cette administration le lui demande, de lui fournir son assistance.

Lorsqu'une administration a des difficultés à résoudre un problème de brouillage préjudiciable et recherche l'assistance du Bureau, ce dernier, selon qu'il convient, l'aide à identifier la source du brouillage, recherche la coopération de l'administration responsable pour résoudre le problème, et élabore pour examen par le Comité, un rapport contenant des projets de recommandations à l'intention des administrations concernées.

A la demande d'une administration, le Bureau, utilisant à cet effet les moyens dont il dispose et qui conviennent aux circonstances, procède à une étude de cas signalés de présomption de contravention au présent Règlement ou de non-observation de celui-ci et élabore, pour examen par le Comité, un rapport contenant des projets de recommandations à l'intention des administrations concernées.

Le Bureau est le seul responsable de la tenue à jour du Fichier de référence en conformité avec les Règles de procédure et doit:

a) après avoir consulté les administrations, apporter de temps à autre les modifications qui s'imposent au format, à la structure et à la présentation des données du Fichier de référence;

b) s'il apparaît, d'après les renseignements fiables disponibles, qu'une assignation inscrite n'a pas été mise en service, ou n'est plus en service, ou continue d'être utilisée mais sans être conforme aux caractéristiques requisesnotifiées, telles que précisées dans l'Appendice 4, consulter l'administration notificatrice et demander des précisions sur la question de savoir si l'assignation a été mise en service conformément aux caractéristiques notifiées ou continue d'être utilisée conformément aux caractéristiques notifiées. Cette demande doit préciser la raison qui la motive. Si l'administration notificatrice répond et sous réserve de son accord, le Bureau annule ou modifie de façon appropriée ou encore garde les caractéristiques fondamentales de l'inscription. Si l'administration notificatrice ne répond pas dans un délai de trois mois, le Bureau envoie un rappel. Si l'administration notificatrice ne répond pas dans un délai d'un mois à compter du premier rappel, le Bureau envoie un second rappel. Si l'administration notificatrice ne répond pas dans un délai d'un mois à compter du second rappel, les mesures prises par le Bureau en vue d'annuler l'inscription font l'objet d'une décision du Comité. Si l'administration notificatrice répond, le Bureau informe cette dernière de la conclusion à laquelle il est parvenu dans les trois mois qui suivent la réponse de l'administration. Lorsque le Bureau n'est pas en mesure de respecter le délai de trois mois visé ci-dessus, il en informe l'administration notificatrice en précisant les motifs. En l'absence de réponse ou en cas de désaccord de l'administration notificatrice, le Bureau continuera de tenir compte de l'inscription lorsqu'il procédera à ses examens, tant que le Comité n'aura pas pris la décision de l'annuler ou de la modifier. En cas de désaccord entre l'administration notificatrice et le Bureau, le Comité examine avec soin la question, notamment en tenant compte des pièces justificatives additionnelles soumises par les administrations par l'intermédiaire du Bureau, dans les délais fixés par le Comité. L'application de la présente disposition n'exclut pas l'application d'autres dispositions du Règlement des radiocommunications. (CMR-19)

c) inscrire dans le Fichier de référence et publier dans la Préface à la Circulaire internationale d'information sur les fréquences (BR IFIC) toutes les fréquences qui sont prescrites dans le présent Règlement comme devant être utilisées en commun; (CMR-19)

d) porter dans le Fichier de référence les inscriptions appropriées après examen des fiches de notification d'assignations de fréquence, conformément à l'Article 11;

e) tenir et périodiquement mettre à jour la Préface à la BR IFIC. (CMR-19)

Le Bureau doit aussi rassembler par ailleurs, pour publication par le Secrétaire général dans le format de la BR IFIC, les listes complètes des inscriptions tirées du Fichier de référence et les autres extraits qui peuvent être périodiquement nécessaires. (CMR-19)

Le Bureau conserve un exemplaire de référence de tous les plans mondiaux d'allotissement ou d'assignation de fréquence reproduits dans les Appendices du présent Règlement ou adoptés par les conférences mondiales convoquées par l'Union, y compris les rapports porteuse/brouillage ou les marges selon le cas, associées à chaque assignation ou allotissement. Il incorpore dans cet exemplaire toutes les modifications résultant de l'application réussie de la procédure de modification pertinente et, en fonction des circonstances, fournit, sous une forme appropriée, les copies destinées à être publiées par le Secrétaire général.

Le Comité approuve un ensemble de Règles de procédure pour régir ses propres activités et celles du Bureau en application du présent Règlement, pour assurer l'impartialité, l'exactitude et la cohérence du traitement des fiches de notification d'assignations de fréquence et pour aider à appliquer le présent Règlement.

Pour la préparation et l'élaboration des Règles de procédure, le Comité, le Bureau et les administrations prennent les mesures suivantes:

Les Règles de procédure comprennent, notamment, des méthodes de calcul et d'autres données nécessaires pour l'application du présent Règlement. Celles-ci sont fondées sur les décisions des conférences mondiales des radiocommunications et sur les recommandations du Secteur des radiocommunications. Lorsque la nécessité de nouvelles données se fait sentir, pour lesquelles il n'existe pas de décisions ni de Recommandations, le Bureau en élabore conformément aux dispositions du numéro 13.14 et les revoit lorsqu'il dispose de décisions ou de Recommandations appropriées.

Le Bureau soumet au Comité les projets définitifs de toutes les propositions de modification des Règles de procédure. Les Règles de procédure approuvées par le Comité sont publiées et peuvent faire l'objet de commentaires de la part des administrations. En cas de désaccord persistant, la question est soumise par le Directeur dans son rapport, avec l'accord de l'administration concernée, à la prochaine conférence mondiale des radiocommunications. Le Directeur du Bureau informe également la ou les Commissions d'études compétentes de la question. Dans l'attente d'une décision à ce sujet, le Comité et le Bureau continuent à utiliser la Règle de procédure contestée. Toutefois, une fois cette question tranchée par une décision d'une conférence mondiale des radiocommunications, le Comité doit examiner et réviser sans délai les Règles de procédure. Le Bureau doit, de son côté, examiner toutes les conclusions pertinentes.

Si une administration, le Comité ou le Bureau constate qu'il est nécessaire d'entreprendre une étude spéciale concernant les Règles de procédure, ou certaines dispositions du présent Règlement ou un accord régional accompagné d'un Plan d'allotissement ou d'assignation de fréquence associé, le cas doit être traité conformément aux dispositions du numéro 13.14. Il en va de même si, à la suite de l'examen d'une conclusion ou d'une autre mesure prise par le Comité, il est nécessaire de réexaminer les Règles de procédure.

Les Règles de procédure sont tenues à jour et publiées de façon qu'il soit facile de les modifier et d'en optimiser l'utilité pour les administrations et d'autres utilisateurs.

Le Bureau établit, selon qu'il est nécessaire, des projets de modification ou d'adjonction concernant les Règles de procédure; ces projets sont soumis pour observations avant d'être communiqués au Comité. Le projet d'ordre du jour de chaque réunion du Comité est envoyé une semaine à l'avance, par télécopie et par courrier, à toutes les administrations; il est également mis à disposition sur support électronique. Simultanément, tous les documents mentionnés dans ce projet d'ordre du jour et qui deviennent disponibles sont envoyés par télécopie et par courrier aux administrations qui en formulent la demande, et ces documents sont par ailleurs mis à disposition sur support électronique.

Dans un délai d'une semaine après une réunion du Comité, un résumé de toutes les décisions prises à cette réunion, ainsi que les raisons motivant chacune d'elles, est mis à disposition sur le site web de l'UIT. Le procès-verbal de chaque réunion du Comité, tel qu'il est approuvé, est normalement communiqué au moins un mois avant le début de la réunion suivante aux administrations dans une lettre circulaire. Ce procès-verbal approuvé est également mis à disposition sur le site web de l'UIT. (CMR-03)

Un exemplaire de chaque document examiné en réunion par le Comité, y compris du procès-verbal, est disponible pour consultation publique par les administrations dans les locaux du Bureau et est mis à disposition sur support électronique dès que possible. (CMR-2000)